Une présentation PowerPoint est un moyen rapide et facile de partager des informations avec ton public.

Mais rares sont ceux capables de ne pas tomber dans les pièges de ce formidable outil.

Mais si ! Tu vois très bien de quoi je veux parler : ces présentations imbitables au design douteux surchargé de phrase écrits en tout petit. Bref : une heure où tout le monde a envie de se pendre au bout de trois quatre slides.

D’ailleurs, Angela Garber pour titrer son article paru sur le site web Small Business Computing nomme ce phénomène « Death by Powerpoint ».

Si tu veux créer un impact, ces 10 clés t’aideront à réussir à créer une présentation PowerPoint réussie.

 

  1. Une slide pour une idée

 

Une présentation Powerpoint est un « support » de présentation ». Ce qui signifie que l’essentiel de votre présentation n’est pas ce qui se voit à l’écran (le « support ») mais ce que tu en dis.

Cela parait basique mais beaucoup de  gens veulent tout noter sur les slides (culture française de l’écrit oblige).

S’ensuit une slide informe, surchargée … et inefficace. Car à trop en mettre les yeux de ton auditoire se focalisent sur ce qui est écrit au détriment de ce que tu exposes te rendant inaudible.

La bonne dose : 1 idée par diapositive

Ok mais c’est quoi une idée ? Rester simple là aussi et respecter la règle des 6 :

6 points / 6 mots par point.

Impossible ? Fouille l’idée jusqu’à peut-être la séquencer en sous parties et parvenir à ce niveau fin.

 

  1. Fais ton Powerpoint… sans ordi !

 

Provocateur ? Pas tant que ça quand on sait combien de présentations sont désordonnées faute d’être préparé soigneusement en amont.

Ne pas oublier que concevoir une présentation multimédia est avant tout un processus créatif. Et qu’il nécessite d’être muri. Sur le fond comme sur la forme !

 

Le fond d’abord.

Cette présentation est-elle nécessaire  mon auditoire ?

Quelle est l’histoire/ l’information que je veux transmettre ? A qui ?

 

Après avoir répondu à ces questions, tu dois pouvoir en dégager un plan détaillé. Celui-ci doit apparaître dans ta présentation… et réapparaître régulièrement comme un fil conducteur pour ton auditoire. Afin qu’il se sente pris par la main et amener à destination.

 

ET noter tout ce qui peut selon toi avoir un intérêt. Et qui, à défaut d’apparaître dans tes slides te servira à alimenter tes notes en commentaires. C’est fou comment préparer ton discours en amont de ta présentation te fait au final gagner du temps

 

Sur la forme

Beaucoup de gens s’enferment dans la technique, des modèles préconçues et réducteurs. Bien sûr utiliser des éléments graphiques est primordial pour faire vivre ta présentation.

Et si tu es peu à l’aise techniquement, tu sais où nous trouver pour une formation ? 😉

Pas encore opérationnel ? Pas grave utilise les avec parcimonie mais surtout ne reste pas que sur du textuel sous peine de faire mourir d’ennui tes auditeurs.

 

  1. Règle des 10 – 20 – 30

 

Parlons maintenant de la taille. Une règle simple à retenir théorisée par Guy Kawasaki :

  • 10 diapos maximum
  • En moins de 20 min
  • Ecrit en taille de police 30 minimum

Cela te parait trop peu ? Désolé de te dire qu’il faut se mettre au pas et que la réunionite te guette.

Pas le genre de la maison là où tu travailles ? Sois précurseur dans ce domaine ! Tu verras comme cela sera bénéfique et productif pour toi puis ton entourage professionnel

Une réunion est faite pour décider d’un ou quelques points précis ; un support efficace serait assurément un levier pour un tel changement

 

  1. Oublie les listes à puce

 

Le Diable est dans les détails : les listes à puces c’est diaboliquement ennuyeux. A ne distiller qu’occasionnellement  quand cela s’y prête pour décomposer une idée en puces éclatées (et une puce doit faire une ligne max).

Bien souvent c’est le format textuel le plus répandu et pourtant c’est inesthétique. Pourquoi ? Parce que souvent, on utilise la liste à puces pour lister et écrire … ce qu’on va dire à l’oral. Aucun intérêt alors on oublie ok ?

 

  1. Privilégie les éléments visuels…

 

Utiliser les ressources visuelles (photos, graphiques, SmartArt, vidéo, …).

La présentation doit afficher ce qui ne peut se dire. Et parfois, c’est bien connu, une image vaut mille mots !

Alors on use (mais sans abuser) des éléments visuels.

Les images, oui ! Mais percutantes et pour servir votre discours pas pour « remplir » l’espace.

NB1 : pensez aux GIF ces petites images animées

NB2 : Attention aux droits d’auteur quand vous utilisez des images d’Internet. Certaines sont libres de droit mais pas toutes.

 

Une astuce est d’utiliser une fonctionnalité épatante de PowerPoint : SmartArt qui permet de réaliser facilement sans compétence technique particulière de beaux schémas professionnels.

 

  1. Mais du visuel avec cohérence et pondération.

De la cohérence, c’est primordial pour garder l’attention. Comment faire ?

D’abord s’en tenir au point 2 : garder la trajectoire de votre plan, votre « Histoire ». Pas de digression, ne pas se contredire et être sûr de ce qu’on avance c’est la base.

 

Formellement, ça va se traduire par une cohérence dans le choix des couleurs. Ton entreprise use d’une charte graphique. Il faut alors te renseigner si un modèle « Corporate » de présentation existe et t’y conformer notamment en codes couleur. On appelle ça la Charte Graphique.

Utilise aussi des couleurs pétantes pour mettre en exergue une phrase, un mot. Un message orange pétant sur un fond jaune, ça produit toujours son petit effet.

 

Modérer les animations : OK c’est sympa de s’amuser avec les fonctionnalités d’animation mais dans un contexte professionnel les apparitions psychédéliques sont clairement à proscrire… à moins de vouloir sciemment saboter son discours (ou focaliser l’attention que sur le support ce qui revient in fine au même).

 

Ne pas non plus multiplier les éléments à faire apparaître quand tu parles sur une slide (de toute façon tu n’en auras pas si tu suis le conseil numéro 1 😊). Il vaut mieux rester focus sur ce que tu veux dire

 

  1. Relis-toi et corrige tes fautes

 

C’est bête mais rien de pire qu’une faute d’orthographe pour cristalliser l’attention de ton auditoire sur autre chose que leur raison d’être là : t’entendre. Donc on prend quinze minutes à la fin pour se relire, revoir les tournures de phrases biscornues et les fotes d’ortograf non mais ! 😊

 

  1. Connaître les raccourcis clavier les plus importants

Parce qu’il n’y a rien de plus agaçant qu’un présentateur qui cherche le bouton pour lancer le diaporama ou qui se perd dans les slides alors voici 4 astuces :

  • Touche S pour mettre en pause
  • Touche F5 pour commencer votre diaporama à la première diapositive.
  • Touche Echap pour arrêter votre présentation
  • Les flèches permettent d’afficher les slides suivantes ou précédentes quand le diaporama est en mode manuel.

 

  1. Compresser les images

 

On l’a dit, une présentation a besoin d’images.

 

Oui mais une présentation a aussi besoin d’être partagée. Et les images peuvent alourdir considérablement la taille du fichier. Pense donc à compresser les images de ton fichier pour garder de la place. Tu peux s électionner une image ou toutes les images de la présentation

 

  1. Se préparer, s’entrainer pour captiver son auditoire

 

Si tu es arrivé à ce dixième point, c’est que tu as vraiment envie de cartonner tes présentations alors voici le dernier point : une présentation se prépare et suit un parcours avec des passages obligés :

– en amont collecter des informations (pour connaitre son sujet et faire une présentation intéressante)

– organiser ses idées, son fil conducteur, avoir son « Histoire » : plan détaillé

– puis ensuite seulement créer le support

 

– MAIS il reste l’étape la plus importante et souvent bâclée ou zappée : la répétition. Il faut s’entraîner à présenter au moins une fois si possible devant public. Pour valider la cohérence de ta présentation, valider le timing (pas présenter pendant 1 heure si l’auditoire t’a prévu dix minutes). Et pour tester ta connaissance du sujet.

Souvent mieux vaut s’entraîner avec quelqu’un qui ne connaît pas du tout le sujet et qui aura des questions très triviales qui challengeront ton discours et qui vont t’efforcer à vulgariser ton discours.

 

Réussir sa présentation : un art qui se construit avec le temps et l’expérience

L’article d’aujourd’hui n’est pas exhaustif, loin de là de le prétendre mais j’espère malgré tout t’avoir donné quelques axes pour t’améliorer.

Il s’agit plus d’une entrée en matière sur l’art difficile de réaliser des présentations percutantes. Je t’encourage fortement à t’y intéresser tant c’est une compétence rare en entreprise qui produit un effet Waouh

Cela peut asseoir ton expertise et propulser ta carrière. Et si tu peines côté technique, n’hésite pas à faire appel à nos experts formateurs qui sauront t’accompagner pour muscler tes compétences